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Encontrar as melhores maneiras para administrar uma companhia é fundamental para o sucesso. Cumprir prazos, planos, orçamentos, entre outras decisões é o que fará a diferença. E, dentro dessas funções há outras estruturas que deixam uma companhia ‘girando a roda’. Mas, não só isso. Algumas práticas consolidadas para auxiliar nesses processos são de suma importância, quando pensamos em expansão, como o Business Process Outsourcing (BPO) e o Knowledge Process Outsourcing (KPO), além do uso conjunto de práticas tecnológicas evolutivas, como a metodologia ágil. O BPO pode ser traduzido como “terceirização de processos de negócios”, ou seja, a contratação de atividades e funções que não fazem parte do escopo principal da empresa. Já o KPO é a “terceirização de processos de conhecimento” e envolve recursos que requerem pesquisas e análises avançadas para a tomada de decisões.

Imagine a construção de uma obra no setor elétrico. Entre os diversos processos necessários para que o projeto se torne real, um dos mais complexos é a fiscalização. Sendo assim, o empresário decide contratar uma equipe treinada e especializada no assunto. Isso é BPO, ou seja, um processo técnico foi terceirizado. Durante as obras, a equipe fornecerá a fiscalização em todas as etapas, terraplanagem, construção civil, montagem eletromecânica/elétrica, automação e telecomunicação. Para isso, existe o comissionamento, que inclui: análise de projeto e cronograma, reunião de planejamento, elaboração do programa de atuação, energização, liberação dos equipamentos para operação e emissão dos relatórios. Tudo realizado por um time específico que compreende toda a estrutura do negócio. Vale lembrar que o BPO atua em diversos seguimentos como: atendimento ao cliente, recursos humanos, suporte técnico, finanças, contabilidade, entre outros. Sendo assim, qualquer empresa pode buscar o auxílio de BPO, independente do porte. Isso pelos serviços serem adequados conforme a necessidade de cada cliente, ou seja, a demanda existente. E ela existe.

Após pronta a estrutura e início das atividades, CEO ou líderes precisam tomar decisões de alta complexidade, como onde aplicar investimentos, seguir com Pesquisa e Desenvolvimento (P&D), entre outros. Então, o empresário decide buscar um especialista para julgar as melhores decisões. Nesse caso, ele entra em contato com o KPO. Esse nível de decisão requer um conhecimento muito aprofundado, com domínio, análise, interpretação, aplicabilidade e capacidade de julgamento. Para realizar as atividades de KPO é necessário ser um profissional de longa data em áreas como pesquisa de mercado, bioinformática, análise jurídica e apoio de risco, visto que os serviços incluem: pesquisa de investimento/mercado/negócios, análise de dados, ações jurídicas, patentes, etc.

Se me pedissem para explicar a diferença entre ambos de forma resumida, diria que a variante entre BPO e KPO é o nível de especialização e de decisões. Enquanto o BPO busca excelentes formas de integrar e otimizar operações, o KPO julga as melhores decisões e passos que uma empresa deve tomar.

Visto que já contextualizamos duas técnicas de terceirização, que tal falarmos sobre como isso funciona? O passo a passo é conhecido: o cliente entra em contato com os serviços e explica suas necessidades, a equipe, no que lhe concerne, analisa a empresa e verifica os direcionamentos para aquele negócio, e com base nisso, pessoas adequadas para a função passam a trabalhar de forma terceirizada, fornecendo atividades práticas para o cliente. Entre os benefícios da contratação do outsourcing estão a redução de custos, otimização do tempo, aumento da produtividade, além do serviço especializado e tecnologia especializada. Este último sendo o coração para todas as outras estruturas. Vale ressaltar que, nesse mundo moderno, novos métodos de gestão da tecnologia aplicada às empresas, não faltam. Existem cias que fornecem todo o serviço técnico, desde aplicativos focados em finanças – que facilitam a visualização das informações e os cálculos, evitando erros -, quanto o gerenciamento e disponibilidade de equipamentos mais complexos como uma montagem eletromecânica, de estruturas, elétrica, automação, telecomunicações e muitos outros. Isso deve ser considerado ao firmar um contrato.

É importante salientar o uso da tecnologia aumentada – que permite o monitoramento à distância, simulação de tarefas e é uma forma moderna de atender os clientes – e o acompanhamento digital de obras, que fica salvo na nuvem para que os principais envolvidos tenham acesso instantâneo, possibilitando ações antecipadas, principalmente meio à pandemia. O método ágile, ou ágil, também é uma realidade fortíssima. No setor elétrico, na concessionária de energia, é usada para evitar riscos de que um projeto de anos dê errado por um problema na fase inicial. Com softwares eficazes, planejados de forma Keep It Simple (KIS) – que descarta a complexidade desnecessária e foca no simples e eficiente – o processo auxilia no aperfeiçoamento com excelência do processo. Complexo, não? Por isso existem as diferenças entre consultoria, assessoria, BPO e KPO. Na consultoria, o serviço prestado está direcionado ao aconselhamento. Por exemplo, uma consultoria ambiental que realiza estudos e aponta direcionamentos para que as empresas estejam conformes nas regulações ambientais. Já uma assessoria presta um auxílio técnico a longo prazo, ou seja, uma assessoria de imprensa desenvolve ferramentas de comunicação para criar e manter uma imagem na mídia e perante o público. Enquanto isso, o BPO, de fato, realiza funções na empresa, de forma terceirizada, fornecendo serviços e recursos técnicos. O BPO oferece profissionais com profundo conhecimento em temas específicos, capazes de focar suas habilidades e auxiliar no crescimento exponencial da empresa. Já o KPO analisa e define as melhores decisões de longo prazo para aquela companhia, para isso, requer uma pessoa qualificada em anos de experiência e apta para julgar os caminhos.

Citei diversos benefícios da terceirização dos processos de negócios, mas a maior de todas, é sem dúvidas, ter o foco no que realmente importa: o crescimento a longo prazo como organização e monitoramento constante. A ‘priori‘ parece um custo a mais, porém, compreender a relevância das tendências, especialmente as tecnológicas, tende a fazer diferença para a evolução dos negócios.